Revize Osob

Řeším nějaké specifické věci nesouvisející s účetnictvím a začínám mít pocit, že celá evidence Osob by si zasloužila revizi a vylepšení.
Nemám to úplně domyšlené, ale zkusím sepsat věci, které mne napadají.

Taky je tu dlouho myšlenka vlastního registru Osob (tj. náhrada ARESu). Je to hodně daleko a chtěl bych to začít uvádět do života.

Adresy na Osobách

Celé je to hodně zaprášené a pochází to z doby, kdy se faktury posílaly papírovou poštou…
Většina firem na to celkem kašle, protože tu adresu vlastně ani moc nepotřebuje - faktury se posílají e-mailem a adresa je tam jenom proto, že to je náležitost daňového dokladu. Na druhou stranu existují firmy, kde je potřeba precizní evidence adres - a to začíná být problém.

Asi první věc, která by se měla změnit, je roletka Druh adresy (Sídlo, Pobočka, …).
Změnil bych to na checkboxy, tj. každý řádek z roletky by bylo samostatné zaškrtávátko - v podstatě by se to chovalo podobně jako štítky.
Má to vliv mimo jiné na to, jaká adresa se dá to výstupní sestavy - teď je tam nějaký algoritmus, který to rozhoduje a ne úplně dobře to funguje.

Další věc je, že je potřeba u adres někdy evidovat další údaje - dobrým příkladem je IČP (Identifikační číslo provozovny), které je potřeba při nakládání s odpady. Dneska se to řeší tak, že adresa je nastavena na Provozovnu a IČP se píše do Upřesnění adresy.
Měl by na to vzniknou nějaký systém a tyto údaje ukládat v nových sloupcích. Dokonce bych se klonil k tomu, aby klikání na checkboxy ovlivňující Druh adresy zobrazovalo/skrývalo tyto nové údaje (zakliknu Provozovna a objeví se kolonka IČP).
Takových identifikátorů je víc a opravdu je potřeba to nějak řešit.

Taky si myslím, že adresa by měla mít platnost od - do.

Kontakty

Nevím, nakolik to někdo používá nebo nepoužívá. Mám tu situace, kdy bych u kontaktu potřeboval adresu, a někdy zase u adresy kontaktní jméno a e-mail nebo telefon…
Takže se nabízí myšlenka to sloučit. Nemám to úplně domyšlené, ale tak, jak je to teď, to nemá moc velký smysl.

Stát Osoby

Občas se stává, že u někoho není adresa, tj. neví se, ze kterého je státu. Dřív bylo nemyslitelné obchodovat s někým bez adresy - ale dneska se to děje. Má to návaznosti na věci jako jazyk tiskových sestav, případně věci kolem DPH.
Je na zváženou, jestli by ten stát neměl být někde na Osobě - podobně jako třeba jazyk. Dalo by se to nějak synchronizovat s adresou typu Sídlo (pokud by byla), ale taky by to šlo ovlivnit ručně. Možná by to mohlo být editovatelné jenom u Osob bez adresy.

Nastavení komunikace s Osobou

Začíná být problém, kam vlastně které doklady odesílat. Dnes se prostě vezmou všechny e-maily na Osobě a na ty se to pošle.
Asi by to chtělo nějaké nastavení (tabulku), kde se nastaví jaký druh dokladu / přehledu posílat na jaký e-mail. To by neměl být velký problém - ale je otázka, jestli je to ten jediný správný postup.
Napadá mne, že na adrese (která už po spojení s kontakty vlastně není tak úplně adresa) by šlo “zacvaknout”, které výstupní sestavy by se sem měly odesílat. Takže bych si mohl přidat kontakt Účtárna, napsat že to je email uctarna@example.com, říct že to je Marie Nováková a zacvaknou “Posílat sem faktury vydané”. Technicky vzato bych takových kontaktů mohl mít víc a prostě by se to poslalo na všechny, kde by to bylo nastavené.
Nevím, jestli už to není překombinované, ale fakt je problém u firem, které odesílají i něco jiného než faktury.

Bankovní účty na Osobě

Dneska je to ve vlastnostech Osoby a v podstatě to tam k ničemu není. Delší dobu je tu myšlenka přesunout to do nové tabulky Bankovní spojení, plnit to při přidání nové Osoby z registru DPH a začít to používat (faktury přijaté, saldokonto…). Taky by šla začít zvažovat kontrola při obchodování s plátci DPH.

Přidání a editace Osoby

Pokud se tohle všechno udělá, tak se editační formulář docela zkomplikuje a přidat novou Osobu nebude úplně rychlé. Osobně si myslím, že by to nemělo až tak vadit, protože mít dobře nastavené informace o Osobě má prostě smysl. Ale lidi na to budou nadávat.
Nabízí se možnost udělat nějaký speciální editační formulář jen pro přidání, kde ty údaje budou jinak uspořádané. Zároveň by to mohlo řešit:

  1. Načítání firem z registru osob - to dohledávání nemusí být pouze na základě IČ, ale může tam být nějaký našeptávač podle jména.
  2. Dala by se do toho zabudovat kontrola duplicit, která dneska vůbec není a vede to potom ke zmatkům.

Další věc je, že by mohly existovat různé podobné mechanismy pro rychlé opravy kliknutím z dokladu nebo detailu prohlížeče (třeba adresa/kontakt by se vůbec nemusely řešit otravným otevřením Osoby, pak opravou adresy a následně zase potvrzením Osoby). Stejně tak by měla jít adresa přidat.
Navíc by šlo asi hodně věcí vypnout (nebo spíš zapnout) nějakým nastavením - takže by to šlo udržovat přijatelně jednoduché tam, kde stačí opravdu nějaká primitivní evidence.

I když to dnes nevidím jako zásadní problém, nejsem proti hlavně u bankovního spojení, jako samostatné evidenci vedle osob s kompletní strukturou a platností tedy včetně IBAN, SWIFT, Měny a kontroly na registr plátců DPH.

I když je to jeden z pilířů pro další evidence, přesto, bych hlavní prioritu viděl v Saldokontě

  • Plně souhlasím s Davidem. Takovýto pořádek v Osobách by mi moc pomohl. A v podstatě si neumím ani u Libora a Karla dnes představit, že by se při účtování zákaznických firem obešli bez podobných možností v osobách.

  • S Karlem naprostý souhlas. Načítání bankovního spojení už při pořizování osoby z registru DPH by mohlo výrazně usnadnit i vyplnění/kontrolu čísla účtu ve fakturách. Uvědomil jsem si, že to dnes v podstatě nekontrolujeme. Opíšeme (nebo naimportujeme) číslo z faktury. Kontrola souladu s čú uvedeného na faktuře zákazníkem s registrem DPH by eliminovala potenciální problémy.

  • Vůbec si myslím, že vytěžování veřejných registrů je nejen “zajímavá” ale do budoucna nutná cesta.

  • Já bych to pořízení Osoby viděl jako úkon, při kterém se načtou veškeré dostupné údaje z registrů. Ty na Osobě zůstanou. Bude se pravidelně kontrolovat jejich aktuálnost s automatickým doplňováním změn, které by při podrobné editaci správcem databáze měly být vidět.

  • Následně si Uživatel databáze může Davidem popsanými způsoby navolit, co z toho kde používá a doplnit komunikační modely a mechanismy v návaznosti na formulářích, případně výkazech, proudících mezi dotčenými firmami a jejich odděleními. (Jiná komunikace je ohledně faktur a jiná ohledně odpadů atp.)

  • S Karlem nesouhlasím v tom, že priorita je v Saldokontě. Z účetního hlediska máš Karle jednoznačně pravdu. Z hlediska řízení firem je ale mnohem důležitější mít správně nastavené a snadno ovladatelné základní datové struktury s plnou implementací kontrolních a komunikačních mechanizmů. Až následně bych zařadil Saldokonto. S vylepšenými Osobami bude i Saldokonto logičtěji a snáze upgradeovatelné…

V podstatě souhlas s @Valdemar, že Osoby jsou základním stavebním kamenem pro všechny další evidence a pro mne speciálně práv ta bankovní spojení vedle sedících ostatních údajů.

Doporučoval bych při faceliftu BANKOVNÍCH SPOJENÍ nezapomenout na:

  • Kompletní strukturu bankovního účtu včetně Měny, IBAN, a hlavně platnosti účtu a stavu ověření na veřejné registry, pokud je z nich převzatý nebo zkontrolován podobně jako DIČ
  • Při nabírání z Registru plátců si nechat vybrat jen označené, někteří skupinoví plátci jich mají desítky
  • Při práci s doklady umožnit výběr bankovního spojeníz Osob nebo i z Registru
  • Při párování importovaného bankovního výpisu nedohledávat Osobu jen podle VS ale podle kombinace Bankovní spojení+Symbol. Dnes při shodě VS (např. IČ ve VS) se bez ohledu na bankovní spojení vybere první předpis i jiné instituce

P.S.:
Budu samozřejmě vděčný za jakákoliv i postupná vylepšení a otázku priorit nechám na Davidovi

zdravím všechny :slight_smile: napíši zde body, které osobně vidím pro mě zajímavé a jsem ochoten připlatit za jejich řešení …

  1. obecně lepší komunikace s veřejnými rejstříky, resp. vytvoření centrálního rejstříku Shipard, který se bude aktualizovat pomocí uživatelů, ale také i automaticky bude probíhat kontrola změn ze strany serveru a bude upozorňovat na změny. Nevím do jaké hloubky jít, ale určitě mě zajímá změna názvu společnosti, adresy, bankovní spojení.
  2. samostatná problematika je DIČ na osobě. Tiše dnes předpokládáme, že ten kdo na osobě má DIČ a toto se přetahuje do dokladů, tak se tím vyznačuje, že je nebo není plátce DPH. Situace je ale taková, že všichni, co jsou plátci alespoň nějaké daně, tak mají DIČ. Proto bych zavedl na osobě referenci, že je plátce DPH od do a sledovala by se tedy platnost této informace v čase. Tato by se přetahovala do dokladů. Navíc, kdyby se to kontrolovalo vůči ARES, tak by se mě odchytilo, že jsem zavedl osobu neplátce, který při další fakturaci již plátce je, ale já jsem si toho nevšimnul
  3. Mě by také zajímala informace o změně statutářů a vlastníků, změny v insolvenčním rejstříku …
  4. Velmi by se šiknulo, kdyby kontrola VIES probíhala nad centrálním rejstříkem Shipard, protože velmi často kontrola ve VIES nedopadne dobře
  5. Komunikace ze slovenským rejstříkem je dnes také již možná …
  6. Bankovní spojení, jak se již řeklo více, by si asi zasloužilo vytvořit samostatnou referenční evidenci
  7. doplnil bych kromě oficiálního názvu a zkráceného názvu také původní resp. starý název, aby se tam daly vkládat původní názvy firem. Tato informace mě stačí pouze pro filtrování a zobrazení v detailu.

Jak David píše, je třeba řešit Kontaky a Adresy, ale ještě na to nemám úplně názor, tak se k tomu vrátím trochu později.

Ohledně Kontaktů a Adres:

  1. docela využívám více adres na jedné osobě (sídlo společnosti, korespondeční adresa). Takže tento systém bych doporučoval nerušit, maximálně obohatit … Co mě trochu trápí, tak když vyplňuji první adresu, tak by na ní mohlo být předvyplněné, že se jedná o sídlo společnosti
  2. referenční tabulku kontakty tam dnes již máme. Obohatil bych ji o možnost přišpendlit hlavní kontakty nahoru (aby ředitel, sekretářka byl vždy nahoře). Určitě by to šlo obohatit o to, na koho se má zasílat jaký doklad z aplikace (faktura, upomínka, nabídka atd.). Co bych ale určitě zavedl, tak sloupeček skupina/pobočka, kde by ve stylu výběru alá Mikrotik se daly tvořit skupiny. V dokladu by potom mohl být nepovinný input skupina/pobočka, která by mohla specifikovat, jakou adresu vytisknout, resp. na jaký email poslat doklad. Celé by se to dalo provázat i na adresy a přepínačem by se potom mohly provazovat přes tyto skupiny a pobočky Kontakty a Adresy. Když by se toto všechno udělalo, tak by potom kontakty z vlastností mohly zmizet …
  3. bankovní spojení by také mohly mít následně vazbu na skupiny/pobočky
  4. nevím jestli někdo používá vazby mezi osobami. Nástroj na první pohled je to výborný, ale za celých 10 let jsem nezažil nikoho, kdo by to měl sílu udržovat a starat se o to. Za mě je to kandidát na zvážení úplného zrušení.

Jako asi to v zásadě ideově chápu, ale přijde mi to celé trochu složité a moc nerozumím, jak by to vlastně fungovalo. Respektive nechápu, k čemu by tam byly nějaké skupiny.

Podle mne:

  1. Na Osobě jsou Adresy a můžu mít adresu typu Pobočka.
  2. V Dokladu kromě Osoby vyberu i Adresu (možná by se to mělo jmenovat Pobočka). Ten sloupec ve struktuře tabulky je, ale v editačních formulářích dokladů na to není input.

Tím dostanu kombinaci Osoba / Pobočka, mám poštovní adresu a nějakým způsobem jsem schopen se dostat k e-mailům, kam se co má odeslat:

  • Navrhuju na to udělat nastavovací tabulku, kde se budou zadávat kombinace Osoba/Adresa(pobočka)/Doklad(report)/e-mail (viz. můj odstavec Nastavení komunikace s Osobou).
  • Možná, že nějaký e-mail třeba na faktury by mohl být i na té adrese/pobočce - to by asi celkově zjednodušilo nastavení v jednoduchých případech.

Budu o tom ještě přemýšlet.

Není pobočka jen ve smyslu firma má pobočku v Praze a ve Zlíně a v Brně apod. Mám firmy, které jsou ze Zlína, ale mají různé střediska, takže chtějí na faktuře stejnou adresu, ale posílat to na různé emaily, podle toho, které středisko si to objednalo (takto fungují třeba stavební firmy, které mají různé výrobní střediska, kde si ten vedoucí prostě něco objednává a fakturu musí osobně zkontrolovat a pak teprve předat na účtárnu). Takže dle tvého návrhu bych musel mít několik stejných adres, kde by se jen “nějak” měnil ten email pro zasílání. Já podle mého názoru navrhuji celkem jednoduché řešení, kdy se zavedl sloupeček v adresách, kontaktech a bankovních spojení, který bych asi nenazýval pobočka, ale skupina a pomocí toho by šla nastavit jakákoliv libovolná možná kombinace. Vyplnění by nebylo povinné. Navíc by přímo v editačním formuláři nebo i kdekoliv jinde, třeba v datailu mohl být přepínač (switch nebo input s našeptávačem), který by způsoboval zafiltrovaní údajů.

Takže uvedu příklad:
Adresy:

  • Firma xyz → sídlo společnosti → bez vyplněné skupiny
  • pobočka Zlín → poštovní adresa → skupina Zlín
  • pobočka Praha → poštovní adresa → skupina Praha
    Kontakty:
  • ředitel - bez vyplněné skupiny
  • sekretariát - bez vyplněné skupiny
  • účtárna - bez vyplněné skupiny (povoleno zasílání dokladů)
  • vedoucí střediska Zlín - skupina Zlín (povoleno zasílání dokladů)
  • vedoucí střediska Praha - skupina Praha (povoleno zasílání dokladů)
    Bankovní spojení:
  • hlavní účet - bez vyplněné skupiny
  • účet středisko Zlín - skupina Zlín
  • účet středisko Praha - skupina Praha

Druhý příklad:
Adresy:

  • Firma xyz → sídlo společnosti → bez vyplněné skupiny
    Kontakty:
  • ředitel - bez vyplněné skupiny
  • sekretariát - bez vyplněné skupiny
  • účtárna - bez vyplněné skupiny (povoleno zasílání dokladů)
  • vedoucí střediska 1 - skupina 1 (povoleno zasílání dokladů)
  • vedoucí střediska 2 - skupina 2 (povoleno zasílání dokladů)
    Bankovní spojení:
  • hlavní účet - bez vyplněné skupiny

jako výhodu vidím, že by to mohlo být všechno v jednom editačním dialogu a mohl bych vidět naráz všechny údaje (když bych neměl vybranou žádnou skupinu pro filtraci), a nebo bych si mohl zafiltrovat a nakopak bych viděl vše jen pro tu vybranou skupinu.

A ještě mě ještě napadá, že by na ty skupiny šlo jít stylem jak jsou účty v účetní osnově, tedy třídy, skupiny a nakonec analytické účty, a tím by šlo dělat i vícelevelové struktury … (když by někdo měl tu potřebu)

No a touto strukturou jsem schopen vykombinovat cokoliv i z hlediska zadávání kontaktů pro zasílání dokladů, např:

  • chci režijní faktury, aby chodily na ředitele a účtárnu
  • faktury na středisko 1, aby chodily na vedoucího střediska 1 a na účtárnu
  • faktury na středisko 2, aby chodily jen na vedoucího střediska
  • a třeba všechny upomínky, aby chodily na finančního ředitele (jeho email by byl pro typ dokladu upomínky zadaný bez skupiny a ještě i pro všechny skupiny)

Když by se zrušily kontaktní údaje z vlastností, tak by editační dialog mohl vypadat nějak takto jednoduše:

S tím, že do Nastavení by se pak mohl umístit Jazyk, Země osoby, ale také oficiální název, zkrácený název, původní názvy apod.

Já rozumím tomu, co píšeš. Ale mám trochu pocit, že úplně nereaguješ na to, co jsem navrhoval. Zkusím to zrekapitulovat.

  1. Asi nemá smysl říkat novým adresám adresy. Adresa jako klasická poštovní adresa už dneska v podstatě nikoho nezajímá (pomíjím fyzické doručování věcí - ale to je jiná věc).
  2. Je potřeba vymyslet nový název, napadá mne ta Pobočka (což není přesné), nebo třeba Organizační jednotka (což je správné, ale není to hezké).
  3. Na této nové adrese bude mnohem více údajů než pouhá poštovní adresa. Roletka Typ adresy (sídlo, …) bude změněna na zatržítka, které budou skrývat/zobrazovat další údaje (například to IČP a další identifikační údaje). Dokonce si umím představit uživatelské zatržítka, která by mohla řešit nějaké specifické potřeby (včetně přidání dalších sloupečků).
  4. Často by se hodilo tam mít i jméno člověka, telefon a e-email. Z tohoto důvodu jsem navrhoval (možná odvážné řešení) ty Adresy sloučit s Kontakty. Mám případy, kdy bych u Kontaktu potřeboval (poštovní) adresu. K tomu ses vůbec nevyjádřil…

Osobně si myslím, že tímto způsobem jsem schopen tu firmu docela dobře popsat. Řeší to jak klasické pobočky mimo sídlo firmy, tak i ta tvoje střediska.

Následně je potřeba s tím nějak pracovat - primárně na dokladech, ale nejen na nich. Na Dokladu by musel být nový input Adresa/Pobočka, kde bych vybral “kde”. No a pokud by to mělo být dokonalé, tak by tam měl být ještě druhý input Středisko/Oddělení.
Zvláštní kapitolou je situace, kdy je potřeba to fyzicky doručit - na to by tam asi musel být nějaký další input (můžeš doručovat na adresu, která nemá nic s ničím společného).

Na Osobě by měla být nová karta Doručování:

  1. Byla by tam tabulka, ve které by šla nastavit kombinace pobočka, oddělení, druh dokladu nebo reportu a e-maily, kam se to má poslat.
  2. Samozřejmě vy se dalo uvažovat i o seznamu kontaktů a teoreticky i nějakých jiných formách doručování než je e-mail. Teoreticky by to mohlo řešit doručování papírovou poštou.
  3. Upozorňuji, že to není jen o Dokladech, ale i jiných reportech, ať už jsou to upomínky, hlášení o odpadech apod.
  4. Toto nastavení by mělo sloužit primárně k automatizaci odesílání, ale v podstatě by mělo být nepovinné pro jednoduché případy, tj. tam kde jen sídlo firmy a jeden e-mail, na který chodí všechno. Proto jsem navrhoval ten fakturační e-mail na “pobočce” - ale možná by to bylo spíš matoucí.

Pak existuje ještě jiný model chování těchto věcí. V normální firmě vznikne nejdříve něco jako zakázka / objednávka přijatá - a tam by mohly být ty kontaktní údaje: jméno člověka, e-mail, telefon a případně i doručovací adresa (která nemá nic společného s “adresou” na Osobě). A protože faktura vydaná vzniká ze zakázky/objednávky, tak přesně vím, co s kterou fakturou mám udělat a nemusím mít na Osobě vůbec nic. Tohle my dneska vůbec neřešíme.
Ale to jsou dva různé modely chování, a každý z nich je vhodný v jiné situaci.

No poštovní adresa s kontaktem by se právě dala provázat pomocí té skupiny.

To je jasné, pokud by jsi začal něco řídit objednávkou / zakázkou, tak logicky můžeš ignorovat nastavení z Osoby, protože to budeš mít vše vyplněné na té objednávce/zakázce.