Rozdělení došlé pošty na několik zpráv podle příloh

Občas se stává, že někdo pošle v jednom e-mailu několik příloh, kde co příloha, to jeden doklad. Špatně se to vyřizuje, musí se to ručně rozdělit do jednotlivých issues a je to pracné.

Nově je u zpráv s více přílohami vpravo dole ikona, která vyvolá funkci, která umožní zprávu rozdělit automaticky:

Objeví se okno se seznamem příloh a pro stisku tlačítka Pokračovat vzniknou zprávy, kde každá obsahuje jednu přílohu. Původní zpráva zůstane zachována s první přílohou, druhá a další přílohy jsou v nových zprávách.

Je to velice primitivní a šlo by vymyslet spoustu vylepšení - otázka je, jestli je to vůbec potřeba:

  1. U jednotlivých příloh by mohly být checkboxy, které by vypínaly konkrétní přílohu - ta by zůstala zachována v původní zprávě.
  2. Předmět nových zpráv je nastaven na název přílohy. Asi by přímo v okně s průvodcem mohl být input s předmětem. Nevím, jestli to má smysl, kdo v tom chce mít pořádek, tak si ty zprávy stejně bude upravovat.
  3. Do nových zpráv se nekopíruje Osoba odesílatele. Opět si myslím, že dávat tam původního odesílatele nemá význam - stejně to není osoba z toho dokladu v příloze.
  4. Možná by mělo smysl vybrat sekci, do které to má padnout.
  5. Nově vytvořené zprávy jsou ve stavu Koncept (fialové) - možná by se to opět dalo nějak řídit…
  6. Nevím, jestli někdo používá funkci Rychlé úpravy, kde to jde jedním úderem přesunout do jiné sekce a zároveň nastavit stav zprávy. Možná by se tam dal dát checkbox “Rozdělit podle příloh” a obě funkce zkombinovat.

Vyzkoušel jsem a funguje to hezky… už teď je to posun dopředu.

Podle mého názoru by to chtělo ještě 2 věci:

  1. mít možnost automatického přesunu do jiné složky, tj. zkombinovat to s dialogem Rychlé úpravy
  2. umět v příloze rozbalit přílohu se .zip koncovkou …

děkuji

Dobrý záměr, občas se mi to vyskytuje, sice hned volám a vynucuji si u dodavatele zasílání jen jednoho dokladu na email.

Zkusil jsem v databázi Pollák, ale ale nenašel jsem. Je na to nějaké nastavení, nebo ta databáze není převedená do aktuálních ?

Souhlas, to by bylo užitečné

Add 1) Užitečné ale určitě ve spojení s add 6)
Add 2) Ok
Add 3) Často jsou přeposlané zprávy RE: Nevím zda by bylo možno v tomto případě, Vytěžit osobu z emailu ze sekce

---------- Forwarded message ---------
Od: Macek Monika <monika.macek@mfin.cz>

Add 6) Ano používám a tam by to bylo užitečné včetně výběru sekce a typu dokumentu

Je to jenom v nové verzi.

  1. zkoušel jsem rozstřel v Rychlé úpravě a super
  2. mám pocit, že už není tím pádem potřeba ikona
    Snímek obrazovky 2022-10-29 v 14.54.27
  3. zkoušel jsem udělat zprávu se třemi soubory. Jeden byl .ZIP a další .PDF. Zdá se, že to nabízí k rozstřelení jen dva soubory (ty .PDF). Rozstřelní skončilo jako dvě issue s tím, že v jednom bylo jak jedno .PDF, tak i ten .ZIP soubor
  4. jen připomínám tu možnost rozbalení .ZIP souboru
  5. co se týká názvů issues, tak se začínám klonit po testech a drobném používání, že by bylo fajn, kdyby u všech issues byl původní název s nějakou příponou #1, #2, ≠3 atd. Líp se potom člověk orientuje v tom co z toho vzniknulo
  6. otevírám další pandořinu skříňku a to možnost výběru více issues a provedení hromadného přesunu, resp. obecně akci na těmito issues. Je docela otravné, když mám naráz třeba zaslaných 30 až 40 zpráv a mám to ručně všechno přesouvat do dokladů a ještě třeba to třeba rozstřelovat … BTW: jsem ochoten to pojmout jako další zakázku a zaplatit za to :slight_smile:

No zatím přemýšlím, jak na to. Jsou tam drobná úskalí:

  1. Může tam být velké množství souborů - opravdu to budeme rozbalovat všechno?
  2. Může tam být struktura adresářů. Je otázka, co s tím. Asi by se to teoreticky mělo rozbalit všechno (tj. i podadresáře).
  3. Měly by se odfiltrovávat různé “nepřátelské” soubory typu skripty a jiné spustitelné věci. Je otázka, jestli nepovolovat pouze omezené množství typů souborů (pdf, obrázky, office soubory).
  4. Pořád existuje spousta zip souborů s nevalidním kódováním (WIN1250) - bude se to muset nějak dořešit až někde takový zip někdo potká.

Nejsem si jistý, jestli by to neměla být samostatná akce, která zobrazí nejdříve co v tom zipu je, vybere validní soubory a ty z toho zipu přidá jako přílohu.

Ano, berou se v úvahu jenom “zobrazitelné” soubory, tj. pdf a obrázky (jpeg, gif/png apod.).
Nevím, jestli je to chyba nebo vlastnost… (když pominu ten zip, což je jiná kategorie problému).

Ale samozřejmě dá se to upravit tak, že se budou brát do úvahy všechny soubory - jenom nevím, nakolik to dává smysl.

může tam být .doc soubor, .zip soubor, .xls soubor, všechno jsou to pro mě validní soubory. Když se to rozstřelí všechno, tak mám přece šanci si to potom rychle “promazat”, co je smetí a také mám možnost si potom jednotlivé issues s přílohama připojit k dokladu, ke kterému patří. Takže já jsem za variantu, když “roztřelit”, tak “rozstřelit” všechno …

Tak ideální by bylo, kdyby se zobrazil v guide dialogu seznam souborů z toho .ZIP souboru a mít možnost si vybrat, co z toho chci vyextraovat. Dokonce bych řekl, že pokud bude více .ZIP souborů v jednom issue, tak by to zahlásilo, že je potřeba to nejdříve “rozstřelit”, aby v tom issue byl jen jeden .ZIP soubor.

Super. Toto mě zdržuje už dlouho.
Ještě bych chtěl poprosit, jestli by to automaticky nemohlo převádět HTML a doc a excel soubory na PDF.
Stále existují “dobrodruzi”, kteří fakturuji v office a např Seznam, který doklad o čerpání kreditů na reklamu posílá zásadně v HTML…

Už se berou do úvahy všechny soubory, tj. nejen . pdf a obrázky.

Je tam nějaká první verze. ZIP soubory se zobrazují mezi přílohami, kliknutím se vyvolá průvodce, který to umožní rozbalit.
Po rozbalení se příloha se zdrojovým zip souborem smaže (hodí do koše, tj. jde vytáhnout). Přijde mi lepší, když už se to tam nebude motat - ale nevím, to ukáže praxe.