Do zpráv v došlé poště (Workflow) bych doporučoval stejným mechanismem nastavení pro Druh zpráv Tyto sloupce k doplnění:
Osoba (dodavatel/Odběratel) s možností editace jako v dokladech
Způsob úhrady → Číselník jak v dokladech
Variabilní symbol (možnost nastavit povinnost) a metodu pro karty na převod DPPD do masky rrrrmmdd - To by bylo ideální jako nastavení v číselníku způsobů platby
V naší metodice je VS u nákupu kartou vždy okamžik (DPPD dodavatele) vždy implicitně: řetězec RRRRMMDDHH nebo jen RRRRMMDD, který dáváme i do bankovní transkace, aby se to samo zpárovalo. Skutečné číslo dokladu ze stvrzenky dáváme do Evidenčního čísla. Současně do SS dáváme poslední čtyřčíslí platební karty. Takto nám to dnes již naplňuje do karetní transakce Česká Spořitelna a dojednáno již i s FIO a KB do doby než budou předávat kompletní údaje přenesené od Obchodníka (zatím hudba budoucnosti)
Specifický symbol (ideálně pro platební karty vybrat z nového číselníku platebních karet)
Datum přijetí
Datum vystavení
Účetní datum
DUZP a DPPD
Splatnost
Evidenční číslo dokladu
DImenze s nastavením
(jako dnes u zakázky a doplnit povinnost vyplnění - ta by se dalal odvodit z nastavení položky):
Středisko
Zakázka (už existuje)
Projekt
Majetek
Sklad
Částka CELKEM nebo rovnou částky jako v rekapitulaci DPH
Výchozí analytický účet (účto-položku) pro zaúčtování základny bez DPH (Náklady,
V kontextu naplnění těchto údajů hned ve zprávě a předpokládané možnosti přenesení do dokladu při nabrání z došlé pošty, mám ještě dotaz zda by se stejně jako v home-bankingu dalo u dokladů, které nejsou v ISDOC využít vytěžení těchto údajů z QR Platby a Faktury
To nabrání z došlé pošty by bylo možné i hlavičky dokladu? Že by první údaj byla Došlá pošta a po nabrání by se třeba na dotaz:
Přejete si přenést hodnoty z došlé pošty ?
Doplnily předvyplněné hodnoty k editaci
Založil řádek s účto-položkou a hodnotou bez DPH nebo sDPH podle nastavení hlavičky
Podle způsobu platby by se naplnily datumové údaje, které dnes např. u platby kartou a za hotové je nutno 4x vyplňovat ručně (docela otravné, když je to pořád stejně)
Já rozumím tomu, že když je někde tým lidí, tak jsou jiné potřeby, než když to všechno dělá jeden člověk. Ale zadávat u přijaté faktury 16 údajů mi přijde trochu moc… Chápal bych nějakou potřebu schvalování dokladů.
Tím nechci říct, že jsem proti tomu - třeba ta částka mi tam trochu pocitově chybí.
Ale chtěl bych nějak líp pochopit to použití, protože to je určitým způsobem dost velký zásah. Nejde nejednom o to zadávání údajů, musí se to taky někde zobrazovat a nějak se podle toho musí hledat.
Navíc to v podstatě nikdo nechce / nepotřebuje (což nemusí nic znamenat).
Nu samozřejmě mám to co dělám vždy, tedy takovou roli poučené sekretářky v běžných firmách tedy něco jako Vstupní bod do oběhu nákupního dokladu ve firmě:
Základní potřeba
Mít všechny doklady, které se mi různými kanály dostávají do SHIPARDu označeny:
Osobou dodavatele (Ideálně očekávám jednou vytěžení i s ne-ISDOC dokladů
Osobou, která doklad dodala (Vlastní pracovník, Jednatel, DPP) (Osobami), které se mají k dokladu vyjádřit, doplnit údaje o účelu, objednávce, smlouvě, zakázce a středisku, které jsou potřebné pro zaúčtování;
Způsob platby, který je klíčový pro další zpracování, dnes si značím do předmětu zkratkami jako HP, PK, PP, IP, GP ale raději bych to zadal přímo s vazbou na číselník Způsobů platby s rozšířenou funkčností pro datumy (jak jsem již několikrát popsal)
Platební symboly VS,SS,KS (u kterých bych si v nastavení druhu zprávy sám rozhodl, zda se mají vyplňovat a zda povinně, nebo zda mají nějaké automatické pravidlo - výraz pro naplnění, když na dokladu nejsou správně uvedena podle naší metodiky; I zde by neškodila kontrola duplicity za kombinaci Osoba_VS_SS ve stejném roce jako u FP
Evidenční číslo
Zakázka, Středisko začal bych zakázkou, která by mohla mít výchozí středisko, které by se vyplňovalo a případně editovalo
Datumy - minimálně přijetí, vystavení u dodavatele a splatnosti (dnes používám termín), ale ten by měl být v oběhu dokladu, spíš okamžik kdy osoba odpovědná za doplnění a odsouhlasení tyto údaje doplní
Částky Hlavně částku celkem ! Ta mi chybí nejvíc a ještě mít možnost podle ní ale i třeba VS,SS, KS a Evidenčního čísla hledat
JAK TO DĚLÁM NYNÍ?
Naskenuji, jednotlivé doklady a ty pošlu přímo na email sekce
Ručně doplním níže uvedené údaje na doklady, které mi již dodavatel (NE-ISDOC) pošle přímo do sekce
Denně nastavuji pro nové dodavateleFiltry zpráv a Nastavení řádků dokladu aby se mi automaticky doplňovalo vše co jde zejména osoby, které mají případ řešit a účtu kam se účtuje náklad nebo účet pořízení
Opravím Datum přijetí na datum, který obhájím, že bylo na naší straně přijato, i když to nešlo přímo do SHIPARDU a dostanu doklad, třeba těsně před zpracováním DPH za kvartál (Zejména u účtenek a nákupů kartou je to běžné - zatím
Do Termínu zadám datum splatnosti Lépe by bylo mít na to samostatný Datum splatnosti
Do PŘEDMĚTU ZPRÁVY si doplním to co zatím nemám kam napsat a to co bych si představoval, že mi napíše dodavatel nebo můj klient, který mi předává data ke zpracování:
PŘÍKLAD
Nákup PHM kartou 3176 u MOL na konkrétní auto v konkrétní den
Mám pokračovat? vím, že to je asi z pohledu většiny lidí zcela zbytečné, ale mám pro to. své letité důvody a raději to budu dělat i ručně něž vůbec. Tedy jak jsi uvedl tak aspoň ty Částky a VS a Středisko by mi už teď hodně pomohly. Jen si říkám, když je to předem jasné proč to tam neudělat rovnou a jen podle nastavení skrýt
A já se jen zeptám, když to takto máš přesně pořízené v došlé poště, tak se s tím potom dělá co? Jdeš to rovnou zaúčtovat? nebo to ještě někdo zkoumá ten doklad a nějak odsouhlasuje, případně koriguje, jestli to patří na nějakou konkrétní zakázku, středisko?
to je firma od firmy různé, u sebe to většinou rovnou jdu. účtovat. U Tebe vím, že to jdeš okmažitě účtovat. Ale třeba kolega Martynek, který je celý týden na střeše a montuje FVE to dostávam nejdřím v sobotu za celý týden do sdíleného Gogle Disku a tam si to pak hromadně nahrávám do sekce a doplňuji a zjišťuji zakázky, projekty, a samotný účel, nekdy to nejde úplně jednoznačně rovnou dát na jednu zakázku (akci) ale tu informaci si potřebuji v oběhu doladit
JInak se to ale zatím ani nedá jednozněčně takto připravené z pošty načíst tak firmu po firmě dolaďuji aby to zasílala v ISDOC a tam už se mi třeba 30% daří u těch velkých jako Savebniny DK, T.S. Bohemia, iFtech Kvasar, SHIPARD : hned automaticky z ISDOC zaúčtovat na 100%
no ja se ptam z toho duvodu, pokud to z dosle posty jdes rovnou uctovat, tak nerozumim tomu, proc se snazis v dosle poste mit vse zadane naprosto presne, tak jako by jsi uctoval prijatou fakturu. Rozumel bych tomu, kdyby takovy doklad mel zivotnost v dosle poste tyden az 14 dni jako napriklad pro kolecko na odsouhlaseni ve firme, nez se to bude uctovat. Ale jinak ja mam doslou postu jen jako zdrojovy bod, kam me maji doklady zasilat dodavatele nebo skenovat zakaznici a to je jedine, co v tomto pripade ocekavam od dosle posty.
Ano, vím, že máme různé postupy a že zcela jiné uvažování. Pokud Ti to nevadí a David to udělá nastavovací jako třeba ZAKAZKU v typu zprávy, a implicitně to nezapne, tak Ti to doufám nebude překážet
Samozřejmě nejlepší by bylo aby se ty data z čitelných PDF, které nikdy nebudou v žádném standardu eFakturace, tak jak zvažuje David vytěžila (různá předplatná ze zahraničí jako Google, Adobe, kterých máme desítky),
Rozpracováno je s VISA a MC předávání karetních transakcí přes Home-Banking až účta;
Nu a pokud nebude nějaká forma vytěžení v SHIPARD, tam už je z cca 95% úspěšností otestováno vytěžování ve WFLOW, které vše vrací v ISDOC přes API kamkoli nebo na email třeba do SHIPARDích emailů sekcí;
Tento týden jsem testoval DIGITOO, které i u hnusných účtenek za hotové má cca 80% úspěšnost a každým dalším opakováním od stejného prodejce se blíží 100%;
Nic není dokonalé takže bez dobré metodiky ani to nevede k cíli.
SAMOZŘEJMĚ KOPÍROVÁNÍ A RUČNÍ EDITACE je JISTOTA kterou denně používám abych u toho vždy přemýšlel, že to přece musí jít i LÉPE a RADOSTNĚJI
@sebik nu ještě bych k tomu dodal, že v případě, že se to dalo do pořízení dokladu nabrat i s tím nastavení řádků dokladů, tak už by nebyla dvojí práce.
Dnes je to proti kopírování výrazně pracnější, a navíc přepínání a refrešování mezi záložkama
Hledání
Pošta
Příjemky
Tu práci moc neusnadňuje, když se přenáší jen Osoba a u přeposlaných zpráv (RE: FWD:) osoba často vlastní (můj email) nebo osoba mého klienta, který přeposlal, ale když ručně nedoplním tak nikdy osoba
Třeba takto mám nastavenu firmu INFOND ale i tak si musím nakonec vše doplnit ručně i když třeba na PDF je i platební QR kód
Pokus získat od INFOND ISDOC fakturu řeším už z jejich dodavateli firmou KELOC z Brna 3 roky, ISDOC umí ale fakturantka po dvou letech aspoň začala posílat PDF přímo z KELOC a ne vytisknutím, orazítkováním, naskenováním a posláním z mobilu.
ISDOC.PDF budou v KELOC dělat až to bude někdo chtít nebo to bude povinné
Jinak ten přirozený tým lidí, které se učím přímo v SHIPARDu spolupracovat je u každé firmy vždy:
Já nebo Nada
Majitel a jeho většinou sekretářka
Teď ještě v tom projektu DU3000 začínám testovat brigádníky z VŠE, kteří budou obvolávat a obesílat dodavatele, kteří mají konkrétní ERP nebo účto a přesvědčovat je k zasílání faktur v ISDOC
Jinak i SHIPARD, by mi to mohl posílat přímo do sekce doklady aspoň u mne v Online:
online-is–uctarna@shipard.email
s Předmětem: Faktura: Provoz aplikací “Shipard” raději: Faktura 12310077: Provoz aplikací “Shipard” za 2023-04
To zatím neumím nějakým skriptovacím výrazem nastavit a tak to před odesláním každé faktury dělám ručně
kterou denně používám abych u toho vždy přemýšlel, že to přece musí jít i LÉPE a RADOSTNĚJI
